Эта Политика объясняет, какие персональные данные обрабатывает сервис «Айвико», зачем и как мы их защищаем. Оператор данных личных профилей пользователей - Индивидуальный предприниматель Стыврин Денис Васильевич (ОГРНИП 315246800032884, ИНН 246005004145; далее - «Оператор»).
«Айвико» (далее - «Сервис») - сервис для управления бизнесом в сфере услуг и продаж, доступный по адресу crm.aivico.ru. Политика составлена в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
1. Две роли по 152-ФЗ
У Сервиса две разные роли, и их важно различать.
1.1. Данные личного профиля пользователя (того, кто регистрируется и работает в Сервисе: электронная почта, ФИО, телефон, пароль, настройки входа). По этим данным Оператор - ИП Стыврин Д. В. Их обработку регулирует настоящая Политика. Профиль принадлежит самому человеку, а не компании, в которой он работает: увольнение из компании или удаление компании профиль не удаляет и вход в него не закрывает (о профилях, вход в которые раньше закрыла компания, - п. 11.4). Без компании человек входит в свой профиль (разделы «Мой профиль» и «Мои компании») - может принять приглашение в компанию, создать свою или направить требование по своим данным.
1.2. Данные, которые компания-пользователь сама вносит в Сервис - о своих клиентах и контрагентах, а также рабочие сведения о своих сотрудниках и подрядчиках (заказы и работы, которые они вели, начисления и выплаты, графики, роль и права в этой компании). По этим данным оператором выступает компания-пользователь, а Оператор Сервиса обрабатывает их по поручению компании (ст. 6 ч. 3 152-ФЗ) и только для работы Сервиса. Компания сама отвечает за то, что у неё есть право вносить эти данные и получать согласия их субъектов. Рабочие сведения остаются у компании и после того, как человек из неё ушёл.
1.3. Если компания завела карточку человека без входа, а потом пригласила его и он принял приглашение уже существующим профилем, карточка соединяется с профилем: рабочая история из карточки становится историей этого человека в той же компании, а оператором рабочих сведений по-прежнему остаётся компания.
2. Чьи данные и какие мы обрабатываем
2.1. Пользователи Сервиса (владельцы, сотрудники и подрядчики компаний-клиентов, а также люди, у которых сейчас нет компании): электронная почта, ФИО, телефон, пароль (хранится в виде необратимого хеша), настройки входа (в том числе включённый самим человеком код подтверждения при входе), идентификатор Telegram или MAX при привязке уведомлений, технические данные входа (IP-адрес, время, устройство), список компаний, в которые человек входит, сведения об использованном пробном периоде (вид деятельности и дата), а также заявки на восстановление доступа к профилю и требования по своим персональным данным вместе с ответами на них.
2.2. Данные, внесённые пользователями (обрабатываются по поручению): сведения о клиентах и контрагентах компании, об их устройствах, истории обращений, фото и видео по заказам, записи телефонных разговоров с клиентами (когда пользователь подключил телефонию), записи согласий клиентов на рекламные сообщения и их отзывы, в том числе фотографии бумажных согласий, паспортные данные (когда пользователь их вносит - хранятся в зашифрованном виде), а также банковские реквизиты контрагента - наименование банка, БИК, номера счетов и SWIFT (когда пользователь их вносит, в том числе по контрагенту-физическому лицу, например поставщику; хранятся в зашифрованном виде). Состав определяет сам пользователь.
Специальные категории персональных данных и биометрию Сервис не обрабатывает: распознавание или идентификация по фотографиям не ведётся.
3. Зачем мы обрабатываем данные
3.1. Данные личного профиля - чтобы зарегистрировать пользователя, дать доступ к личному кабинету и к компаниям, в которых он работает, поддерживать работу Сервиса, обеспечивать безопасность входа, рассматривать заявки на восстановление доступа и требования по персональным данным и связываться с пользователем по работе Сервиса. Сведения об использованном пробном периоде нужны, чтобы бесплатный пробный период по одному виду деятельности предоставлялся одному профилю (учётной записи) один раз.
3.2. Данные, внесённые компанией-пользователем, - чтобы Сервис выполнял свои функции (вёл заказы, клиентскую базу, расчёты, коммуникации) в интересах этой компании.
3.3. Адрес электронной почты - для новостных и рекламных рассылок, только если пользователь дал на это отдельное согласие (галочка при регистрации; ст. 18 Закона «О рекламе»). От рассылки можно отказаться в любой момент - в «Моём профиле» (Настройки → Рассылки), по ссылке «Отписаться» в письме или через support@aivico.ru.
4. На каком основании
Обработка ведётся на основании 152-ФЗ, Гражданского кодекса РФ, соглашения с пользователем (Пользовательского соглашения) и согласия субъекта персональных данных. Для данных, вносимых компанией-пользователем, основанием служит поручение этой компании как оператора.
5. Что мы делаем с данными
Сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, использование, передачу (предоставление доступа в рамках работы Сервиса), блокирование, удаление и уничтожение. Способ обработки смешанный: автоматизированный и без средств автоматизации.
6. Кому мы поручаем обработку
6.1. Кого привлекаем мы
Эти сервисы привлекает сам Оператор, и они обрабатывают данные по его поручению:
инфраструктура Сервиса (приложение, база данных, хранилище файлов) - АО «Селектел» (Selectel, Россия): основная площадка - дата-центры в Москве, резервная копия - в дата-центре в Санкт-Петербурге;
защита от автоматических регистраций, подбора паролей и обстрела формы заявок - Яндекс SmartCaptcha (Россия): при входе, регистрации, восстановлении пароля, а также при отправке заявки с сайта компании ей передаются IP-адрес и сигналы поведения, чтобы отличить человека от робота. На форме заявок проверка включается не всегда, а когда с одного адреса заявок приходит больше обычного;
отправка электронной почты (письма с уведомлениями и кодами подтверждения) - через почтовый хостинг REG.RU (Россия);
MAX (VK) - для доставки уведомлений через бота Оператора. В отличие от каналов выше, этот сервис привлекает сам Оператор, а не пользователь: передаются идентификатор аккаунта получателя и текст уведомления. Серверы MAX расположены в России;
Telegram (Telegram Messenger Inc., серверы за пределами России) - для доставки уведомлений через бота Оператора тем, кто сам привязал к нему свой аккаунт Telegram: сотрудникам и клиентам компаний-пользователей. Передаются идентификатор аккаунта получателя и текст уведомления (например, о смене статуса заказа). Это трансграничная передача, см. раздел 8;
онлайн-оплата подписки, выставление счетов и закрывающих документов по ней - Точка Банк (Россия). Провайдеру передаются данные плательщика, нужные для платежа и документов (для юрлица или ИП - наименование, ИНН, адрес электронной почты для отправки документов, сумма); реквизиты карты вводятся на стороне провайдера и в Сервис не попадают;
определение города по координатам точки обслуживания в разделе «Сеть» - Яндекс Геокодер (Россия). Передаются только координаты точки; данные клиентов не передаются.
Эти сервисы получают только те данные, которые нужны для конкретной функции, и используют их по нашему поручению.
6.2. Что подключает сам пользователь
Эти сервисы пользователь подключает по собственному договору и своим ключом доступа. Оператор их не привлекает: отношения по обработке возникают между пользователем и таким сервисом напрямую.
каналы общения с клиентами: Telegram (исходящие запросы могут идти через прокси-сервер за пределами России), ВКонтакте (Россия), Avito (Россия), WhatsApp - либо через сервис Green API, либо напрямую через WhatsApp Business Cloud API (Meta Platforms, США). Переписка с клиентом, включая вложения, проходит через инфраструктуру выбранной площадки;
почтовый ящик компании, с которого уходят письма и рассылки клиентам, - Gmail (Google LLC, США), Яндекс.Почта, Mail.ru или собственный почтовый сервер пользователя. Через провайдера ящика проходят адреса получателей и содержание писем;
телефония и записи разговоров - IP-телефония (Mango Office, Novofon, Телфин, Мойзвонки): провайдеру передаётся номер клиента для звонка, а записи разговоров хранятся в Сервисе;
подсказки реквизитов организаций - DaData (Россия): запрос уходит из браузера пользователя напрямую, минуя серверы Оператора;
печать кассовых чеков - драйвер АТОЛ или KkmServer (программа работает на компьютере пользователя) либо облачная касса aQsi (Россия): в последнем случае задание на чек уходит с серверов Сервиса в облако aQsi по ключу доступа, который пользователь получил в aQsi сам;
скачивание и установка приложений на устройства клиентов - Apple (Apple Inc., США) через программу «Айвико Агент», см. ниже.
Ещё один особый случай - функции обмена между компаниями-пользователями Сервиса («Сеть», маркетплейс и межсервисный паспорт изделий). Их компания включает сама, и данные при этом получает не подрядчик Оператора, а другая компания, которая дальше обрабатывает их для собственных целей. В маркетплейсе другим компаниям видны название, город и телефон компании, разместившей объявление. Подробно этот обмен описан в Поручении на обработку (DPA), п. 4.4.
Отдельно стоит программа «Айвико Агент», которую компания по желанию устанавливает на компьютер своей приёмки. Она подключается к телефону клиента по кабелю, считывает сведения об устройстве (модель, серийный номер, IMEI, состояние, список установленных приложений) и передаёт их в Сервис, а также скачивает и ставит приложения. Для скачивания клиент входит в свою учётную запись Apple: адрес и пароль он вводит в окне Сервиса, браузер шифрует их ключом программы на этом компьютере, и через серверы Оператора они проходят в виде, который Оператор прочитать не может; в Сервисе они не сохраняются. Дальше программа обращается к Apple напрямую с компьютера компании. Сессия входа хранится на этом компьютере и стирается через час после отключения телефона. Программа также хранит на этом компьютере список уже проверенных номеров приложений для каждой учётной записи Apple - под обезличенным ключом, без адреса электронной почты; в Сервис этот список не передаётся.
Отдельно стоит онлайн-касса. Когда компания подключает её, чек печатает драйвер контрольно-кассовой техники АТОЛ, установленный на компьютере самой компании. На серверах Оператора он не работает: задание на чек уходит из Сервиса на этот компьютер, а оттуда - в кассу. В задании есть наименования позиций, суммы, фамилия кассира и, если покупатель попросил электронный чек, его почта или телефон - этот реквизит по 54-ФЗ уходит в кассу и дальше оператору фискальных данных. Драйвер ведёт свой журнал работы на компьютере компании; выключать его правообладатель не разрешает. Правила использования драйвера - на сайте его правообладателя (https://integration.atol.ru), и компания принимает их сама при установке.
Вместо драйвера АТОЛ компания может подключить кассу через программу KkmServer - она тоже стоит на компьютере компании, а не у Оператора, и получает от Сервиса такое же задание на чек. Разница для персональных данных одна: вместе с заданием уходит технический ключ лицензии, которую Оператор предоставляет компании из своего пула. Персональных данных в этом ключе нет. KkmServer ведёт свой журнал команд на компьютере компании; правила использования программы - на сайте её правообладателя (https://kkmserver.ru).
В DaData передаётся только строка, которую пользователь набрал в поле (название организации, ИНН, название банка или БИК). Полученные сведения сохраняются в Сервисе как обычные данные контрагента.
7. Где хранятся данные
Базы данных и файловое хранилище (фото, видео, документы) размещены на территории Российской Федерации: основная площадка - в дата-центрах АО «Селектел» в Москве, резервная копия - в дата-центре АО «Селектел» в Санкт-Петербурге. Локализация обработки персональных данных граждан РФ обеспечена в соответствии со ст. 18 ч. 5 152-ФЗ.
8. Трансграничная передача
Сами данные личных профилей, клиентская база и медиафайлы хранятся и обрабатываются в России. Трансграничная передача возникает при использовании перечисленных ниже функций, и другими путями данные за пределы России не уходят:
мессенджеры, которые подключает пользователь: переписка с клиентом проходит через инфраструктуру Telegram или WhatsApp (Green API либо напрямую Meta Platforms, США), в том числе через прокси-сервер за рубежом;
почтовый ящик компании, если пользователь подключил зарубежного провайдера (например, Gmail): через него проходят адреса получателей и содержание писем;
скачивание приложений через «Айвико Агент»: программа на компьютере компании передаёт в Apple (США) данные входа в учётную запись клиента и номера приложений;
уведомления через бота Оператора в Telegram тем, кто сам привязал к нему свой аккаунт: идентификатор аккаунта и текст уведомления;
обращения в поддержку Оператора: о новом сообщении в чате поддержки сотрудники Оператора узнают через Telegram - в уведомление попадают имя автора, название компании, тема и начало текста обращения (до 500 знаков).
Передача по первым трём пунктам происходит по инициативе пользователя, который включает соответствующую функцию. Последние две Оператор выполняет сам и только в описанном объёме, в порядке, установленном ст. 12 152-ФЗ. Уведомления через MAX и проверка «я не робот» трансграничной передачи не порождают: эти сервисы работают в России.
9. Сколько мы храним данные
Данные обрабатываются, пока это нужно для целей обработки.
Удаление компании идёт в два этапа. Первые 30 дней после заявки компания работает как обычно, и её владелец может отменить удаление. Затем доступ к компании закрывается, а её данные хранятся ещё 30 дней и удаляются без возможности восстановления; в это время вернуть компанию можно только через поддержку. Данные, внесённые компанией, удаляются по её команде или при удалении компании, вместе с поступившими к ней требованиями по персональным данным.
Личные профили людей, работавших в компании, при удалении компании не удаляются. Профиль удаляется по требованию самого человека (раздел 11), если нет иных законных оснований его хранить. Оператор удаляет из профиля почту, телефон, пароль, настройки входа и привязки мессенджеров и закрывает вход. Если человек работал в компаниях, его имя остаётся в их рабочих сведениях (заказы, работы, начисления) - их оператор компания, и удалить имя там можно требованием к ней; если не работал - удаляется и имя. Заявки на восстановление доступа и требования к Оператору вместе с ответами хранятся, пока существует профиль, как подтверждение их рассмотрения, и удаляются вместе с ним. Требования к компании - это записи самой компании: они хранятся у неё и удаляются вместе с её данными.
Для служебных журналов установлены отдельные сроки, по истечении которых записи удаляются автоматически:
журнал действий сотрудников (в нём IP-адрес и браузер) - 365 дней;
журнал попыток отправки формы с сайта - 90 дней для отклонённых попыток; у принятых заявок запись хранится вместе с самим обращением, потому что содержит доказательство согласия;
входящие и исходящие письма, очередь уведомлений, задания кассовых чеков, журнал смен и снимки списка приложений устройства - по сроку, который Оператор устанавливает в настройках платформы;
технический журнал веб-сервера (IP-адрес, браузер, адрес страницы) ограничен по объёму: хранятся последние записи, старые вытесняются;
незавершённая регистрация без подтверждения адреса электронной почты удаляется через 7 дней.
10. Как мы защищаем данные
Организационные меры: политика обработки персональных данных, назначенный ответственный за обработку, разграничение доступа по ролям, журналирование действий, установленные сроки хранения и порядок удаления.
Технические меры: шифрование канала при передаче (TLS), шифрование секретов (AES-256-GCM), шифрование файлового хранилища при хранении средствами облачного провайдера (SSE-KMS, ключ в системе управления ключами), приватные хранилища с выдачей файлов только после проверки прав, разграничение доступа внутри Сервиса. Инфраструктура провайдера аттестована по требованиям ФСТЭК и ФСБ России.
11. Ваши права
Субъект персональных данных вправе получить сведения об обработке своих данных, потребовать их уточнения, блокирования или удаления, а также отозвать согласие на обработку.
11.1. Пользователь Сервиса направляет требование из Сервиса: «Настройки пользователя → Мои персональные данные» (без компании этот раздел называется «Мой профиль»). В форме он выбирает, кому направить требование: Оператору - по данным личного профиля, и (или) компании, где он работает или работал, - по рабочим сведениям, оператор которых эта компания (п. 1.2). Каждый выбранный адресат получает отдельное требование и отвечает на него сам, в сроки по закону: сведения о своих данных и прекращение обработки - 10 рабочих дней (ст. 14 ч. 3, ст. 21 ч. 5.1 152-ФЗ), уточнение и удаление - 7 рабочих дней (ст. 20 ч. 3), отзыв согласия - 30 дней (ст. 21 ч. 5). Срок ответа на запрос сведений и на требование прекратить обработку может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с мотивированным уведомлением (ст. 14 ч. 3, ст. 21 ч. 5.1). Ответ виден в той же форме, о нём приходит письмо. На время проверки адресат может заблокировать данные: пока блокировка стоит, он не меняет ваши имя, телефон и почту; ответ на требование снимает её. Попросить о блокировке можно в тексте требования «Уточнить» или «Прекратить обработку».
Требование к компании получает её владелец в Сервисе вместе с вашими именем и почтой из профиля - чтобы компания поняла, о ком речь, и могла ответить. Отвечает и исполняет требование компания как оператор своих данных; Оператор Сервиса за неё не отвечает. Если компания не ответила в срок, напишите на support@aivico.ru.
11.2. Остальные - в том числе тот, кто не может войти в Сервис, или чьё требование касается удалённой компании (в том числе требования, на которые компания не успела ответить до удаления), - пишут на support@aivico.ru. Мы ответим в сроки, установленные законом.
11.3. Если запрос касается данных, которые в Сервис внесла компания-пользователь, мы перенаправим обращение этой компании как оператору таких данных.
11.4. Восстановление доступа к профилю. Если вход в профиль закрыла компания-работодатель, человек после проверки пароля и кода, отправленного на его почту, может подать заявку на восстановление доступа. Заявку рассматривает Оператор; документы, удостоверяющие личность, для этого не запрашиваются и не принимаются. Одобрение открывает только личный профиль; доступ в компанию возвращает сама компания.
12. Файлы cookie и веб-аналитика
Файлы cookie у нас двух видов, и обходятся мы с ними по-разному.
Необходимые - те, без которых не работает вход и личный кабинет. Они ставятся всегда: без них вас выбрасывало бы из аккаунта на каждой странице. Согласия они не требуют, отключить их и продолжать пользоваться Сервисом нельзя.
Аналитические - только на сайте и только с вашего согласия. На странице-лендинге (aivico.ru) работает Яндекс.Метрика: обезличенные данные о посещениях - какие страницы открывали, откуда пришли, куда нажимали. Вебвизор мы не используем: запись действий на странице не ведётся. Данные обрабатываются на стороне Яндекса в России.
Счётчик не загружается, пока вы не нажали «Принять» в баннере о cookie. Выберете «Отклонить» - Метрика не включится, сайт при этом работает как обычно. Пока выбора нет, аналитики нет.
После согласия сохраняем идентификатор браузера Метрики и время его сохранения в cookie `aivico_seo_attribution` на срок до 21 дня. Cookie доступна только запросу регистрации. После создания аккаунта сервер передаёт в Метрику идентификатор браузера, название события «успешная регистрация» и время регистрации, чтобы связать её с посещением сайта. Имя, email, телефон, данные компании и клиентов в этом событии не передаются. После принятия загрузки Яндексом идентификатор удаляется из очереди отправки. При неопределённом результате отправки повтор автоматически не выполняется.
В личном кабинете (crm.aivico.ru) нет счётчика и Вебвизора. Действия внутри CRM и данные клиентов не передаются в Метрику. Сервер отправляет только описанное выше событие создания аккаунта, если ранее на публичном сайте было дано согласие на аналитику. Поэтому баннера про cookie в CRM нет.
Чтобы изменить выбор, откройте «Настройки аналитики» внизу публичного сайта. Выбор «Отклонить» останавливает счётчик и удаляет cookie для привязки будущей регистрации. Отзыв не отменяет уже переданные события. Если нужна помощь, напишите на support@aivico.ru.
Все файлы интерфейса, включая шрифты, редактор документов и распознавание текста на фотографии, загружаются в браузер с серверов Сервиса; сторонние сервисы раздачи файлов и шрифтов не используются.
13. Изменение Политики
Оператор вправе изменять настоящую Политику, публикуя новую редакцию по адресу crm.aivico.ru/legal/privacy. Дата редакции указана вверху.
14. Контакты
Индивидуальный предприниматель Стыврин Денис Васильевич